پیش از پرداختن به خسارت تأخیر تادیه و شرایط پرداخت آن، ابتدا باید مفهوم خسارت روشن شود. خسارت به معنای ضرر است، از ظاهر عبارت خسارت تاخیر تادیه نیز آشکار است که در این نوع خسارت بحث بر سر این امر است که باید سر وعده طبق توافق بین دو طرف اتفاقی رخ می‌داد ولی رخ نداده است و تاخیر صورت گرفته است ولی باید به این نکته مهم توجه کرد که خسارت تاخیر تادیه فقط در خصوص وجه نقد رایج (و نه ارز بیگانه) مصداق و کاربرد دارد به عبارتی ممکن است دو نفر مثلا الف و ب کالایی را بین خود خریدوفروش کنند و شخص ب که تعهد کرده در تاریخ ۹۵/۱۱/۱۲ کالا را تحویل بدهد تاخیر کند و کالا را سر موعد تحویل ندهد این مورد از مصادیق مفهوم خسارت تاخیر تادیه نیست و خسارت تاخیر تادیه فقط در خصوص وجهِ نقدِ رایج و کوتاهی در پرداخت به موقع آن صادق است. خسارت تاخیر تادیه در معنای دقیق عبارت است از خسارتی که بابت کوتاهی در پرداخت به موقعِ (طبق توافق سر وعده‌ی معین) وجهِ نقدِ رایج باید از طرف شخص مدیون (بدهکار) به شخص دائن (طلبکار) پرداخت شود.
شروط مطالبه‌ی خسارت تاخیر تادیه
همان‌طور که بیان شد در خسارت تاخیر تادیه شخص بدهکار باید سر موعد وجهی را پرداخت میکرده ولی این کار را نکرده است. اولین نکته این است که شخص طلبکار باید ثابت کند که سر موعد مقرر وجه خود را از بدهکار مطالبه کرده است و در واقع مطالبه‌ی طلبکار اولین شرط برای تعلق گرفتن خسارت تاخیر تادیه به طلبکار است. شرط مطالبه وجه از سوی طلبکار آن‌قدر مهم است که حتی اگر بدهکار و طلبکار بر سر یک تاریخ معین مثلا ۹۵/۱۱/۱۲ برای پرداخت وجه توافق کرده باشند ذکر تاریخ به تنهایی کافی نیست و طلبکار باید پرداخت وجه را مطالبه کند. البته بر لزومِ مطالبه‌ی طلبکار برای مبنا و مبدأ قرار گرفتن محاسبه‌ی خسارت تاخیر تادیه سه استثنا وارد است:
خسارت تاخیر تادیه در خصوص چک،مهریه و اسنادِ موضوع آیین‌نامه‌ی اجرای مفادِ اسنادِ رسمیِ لازم‌الاجرا از تاریخِ سررسیدِ سند محاسبه می‌شود و نیازی به مطالبه‌ی طلبکار نیست به عبارتی این خسارت در خصوص چک از تاریخ قید شده در چک و در خصوص مهریه از تاریخ عقد نکاح (بافرض عندالمطالبه بودن مهریه نه عندالاستطاعه بودن) محاسبه می‌شود. در خصوص اسناد موضوع آیین‌نامه‌ی اجرای مفاد اسناد رسمی هم که در واقع صحبتِ طلبکارِ با وثیقه در میان است نیازی به مطالبه‌ی خسارت تاخیر از جانب طلبکار یا بانک نیست. مثال ساده‌ی آن، وام گرفتن از بانک و رهن قرار دادن خانه بابت وام است که در اینجا بانک طلبکار باوثیقه است و در این سند رهنی قید شده است که در صورت عدمِ پرداختِ اقساط وام، خسارت تاخیر تادیه محاسبه می‌شود.
با دانستن این نکته که خسارت تاخیر تادیه نیاز به مطالبه از جانب طلبکار دارد به غیر از سه مورد استثنا که در بالا بیان شد، اکنون به سؤال‌هایی که در رابطه با مطالبه‌ی وجه و محاسبه‌ی خسارت پیش می‌آید پاسخ می‌دهیم:
طلبکار چگونه باید وجه را مطالبه کند که بعدا بتواند مطالبه کردن را اثبات کند؟
طبق قانون شخص باید از طریق تنظیم یک اظهارنامه‌ی رسمی مبنی بر مطالبه کردن وجه اقدام کند. اظهارنامه در تهران از طریق دفاتر خدمات قضایی و در شهرستانها از طریق دادگستری به آدرس مخاطب ارسال می‌شود. و به این ترتیب شخص طلبکار اگر بخواهد در آینده برای مطالبه‌ی وجه خود دادخواست بدهد باید این اظهارنامه را نیز ضمیمه‌ی دادخواست خود کند تا برای دادگاه روشن شود که وی به وظیفه‌ی خود مبنی بر مطالبه‌ی وجه عمل کرده است.
شرط بعدی برای مطالبه‌ی خسارت تاخیر تادیه، تمکن مالی بدهکار است یعنی طلبکار باید وجه طلب را مطالبه کند و بدهکار نیز قادر به پرداخت بدهی خود باشد اگر بدهکار معسر باشد یعنی پولی نداشته باشد گرفتن اصل طلب از جانب طلبکار منتفی است و به تبع آن خسارت تاخیر تادیه هم منتفی خواهد بود.